A Burocracia na Pequena Empresa


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Um dos maiores males que vem afetando gravemente os governos brasileiros em todas as suas esferas é a burocracia. Ela se cria, muitas vezes de forma, natural pelo processo democrático através do incontrolável número de leis e normas criado pelos poderes o que gera uma infinidade de necessidades de controles e geração de informações. Outras vezes, a burocracia nos governos é criada pelas próprias equipes que organizam os processos e que não tem a preocupação em cria-los de forma clara, objetiva e segura. Estudo da Fiesp feito ainda em 2011 levantou que a cada hora cinco novas regras tributárias chegam à contabilidade das empresas brasileiras e esse quadro só vem piorando pois não existe uma lei maior que controle e proíba estes abusos por parte dos governos.

Esta cultura vem disseminando-se também nas pequenas empresas sem que os gestores se deem conta. A burocracia é um inimigo invisível que toma conta do tempo das pessoas gerando custos enormes e desvio de foco sobre o negócio da empresa que com certeza não é o de gerar e controlar informações e sim produzir um bem ou serviço. Um novo gerente comercial chega à empresa e revê a política comercial da mesma em busca de melhores resultados. Até então a empresa pratica uma política de preços baseada em listas por representante com a possibilidade de negociações especiais para clientes de maior porte. O Gerente então identifica que poderiam ser utilizados descontos escalonados por linha, região, segmento, porte do cliente e tamanho da venda.  Além disso define metas para acompanhamento de vendas dos representantes para cada uma destas variáveis. Em reuniões que a área fiscal define que precisam ser criadas 3 listas para cada representante dependendo de aspectos fiscais da venda. Em conjunto com o financeiro realiza estudo sobre preços e prazos de pagamento e cria uma política de acréscimos graduais aos preços das listas de acordo com o prazo da venda. Em reuniões virtuais e presenciais com os vendedores cria uma nova política de comissionamento que leva em conta todas as métricas da política de descontos, acréscimos e metas. Ao final de tudo isso chega para a área de TI e diz para a mesma, precisamos automatizar tudo isso.

Daí começa o pesadelo, pois, por mais flexível que seja o Software de Gestão da Empresa, por mais orçamento para a área que a empresa possua, por mais boa vontade das pessoas em colocar novos processos em funcionamento, o resultado de todas estas ações não será produtivo. Primeiro por que as regras são complexas e as pessoas não irão conseguir absorvê-las sem que fiquem dúvidas e incertezas. Segundo por que o papel do sistema de informática é controlar um processo ajustado, gerando informações sobre o mesmo e não resolver este problema de complexidade. Terceiro por que o resultado atingido, por mais que melhore os indicadores de venda, não vai levar em consideração os aumentos de custos gerados por toda a mudança realizada, com investimento em sistema, aumento de equipe administrativa ou sobrecarga de trabalho causando perda de foco sobre a atividade fim.

Em muitos casos as regras de negócio precisam ser ampliadas para melhorar a performance da empresa ou para se ajustar à legislação brasileira que é bem complicada, porém deve sempre ser levado em consideração o impacto destas mudanças sobre o comportamento das pessoas e a área de TI deve ser consultada para que seja verificada a possibilidade de ajustes às mudanças aproveitando-se que o software de gestão da empresa já possui e que, normalmente já vem comtemplando as melhores práticas do mercado.

O exemplo colocado sobre a área comercial é um dos muitos casos que acompanhamos nas empresas de um modo geral, porém pode acontecer na área financeira, na engenharia, na produção, na qualidade, etc. Enfim, a pergunta que todo gestor deve fazer antes de colocar novos processos em funcionamento é sobre o custo benefício dos mesmos. Em algumas situações mais críticas pode até ser prudente realizar um estudo para levantar o mesmo.

Luís Fernando Massenz

Graduado em Administração com Pós Graduação em Gestão Estratégica pela UCS – Universidade de Caxias do Sul – RS – Brasil

Profissional com 20 anos de experiência em Implantações de Sistema para a Produção para empresas de pequeno porte.

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1 comentário

  1. Broliato

    Muito Bom ,Parabéns a desburocratização de processos deveria ser um dos principais objetivo de uma Pequena Empresa.

    Responder

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