A Segurança e a Acuracidade da Informação no ERP das Pequenas Empresas


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A pequena empresa no Brasil de um modo geral sofre muito com a falta de informação confiável. Em muitos casos, esta deficiência se deve ao software de gestão que não atende às demandas do setor da empresa. Em outras situações, o software atende bem, porém está mal implantado ou a gestão dos processos não é bem definida a fim de propiciar informações confiáveis.

O primeiro requisito para que um software consiga gerar informações de qualidade é de que o processo esteja bem ajustado, ou seja, que os procedimentos estejam desenhados e ajustados à realidade do negócio, e acima de tudo, que sejam seguidos à risca.

Outro ponto muito importante é a tecnologia utilizada que precisa garantir pleno acesso às informações com mobilidade e rapidez, além de total confiabilidade em relação à redundância em casos de panes e de backup em casos de necessidade de restauração. Neste ponto, os sistemas “em nuvem” levam grande vantagem pois são dotados de maiores recursos neste sentido, desde que a empresa possua uma boa estrutura de link de internet com redundância. Já se o sistema é instalado na própria estrutura da empresa, esta deve ter maiores preocupações com panes de hardware, incêndios, alagamentos, roubos, danos elétricos e outros fatores externos que podem comprometer o acesso ao sistema e aos seus dados.

Outra situação que muitas vezes não recebe a devida atenção por parte dos gestores da empresa é o controle de acesso ao sistema com a criação de níveis de permissões das pessoas para os diversos módulos e funções do ERP. É fundamental definir quem deve possuir acesso e que tipo de acesso pode ser feito, pois existem funcionalidades do software que mal utilizadas podem comprometer a integridade das informações, bem como resultar em prejuízos de tempo e dinheiro na recuperação de possíveis danos nos dados.

Um perfil de acesso bem feito garante, por exemplo, que uma tela de ajuste de estoque, não fique com livre acesso para que qualquer um entre e realize uma entrada ou saída de produtos, sem que haja uma justificativa para a mesma.

Em alguns sistemas é possível inclusive que sejam rastreadas as operações realizadas pelos usuários através de “logs” que registram as atividades a fim de permitir uma auditoria. Com este tipo de ferramenta, as empresas podem monitorar erros e até mesmo fraudes, porém isso somente após a mesma já ter acontecido. Já com o uso de uma sistemática rígida de controle de permissões, o trabalho é preventivo, o que torna a base de dados mais confiável e acurada.

Outro detalhe importantíssimo que nem sempre recebe a devida atenção nas pequenas empresas é a validação das informações do sistema. Se o sistema gera uma infinidade de dados e estes não são nem mesmo olhados, fica difícil acreditar que os mesmos possam estar corretos. O principal validador de informações em um ERP é o módulo contábil que permite consistir os dados vindos dos diversos módulos fazendo com que possíveis erros apareçam. Porém, a maior parte das pequenas empresas tem sistemas contábeis terceirizados o que dificulta esta validação. Desta forma, é fundamental então definir alguns pontos de controle que podem ser relatórios emitidos periodicamente a fim de consistir as informações. Faturamento, Fluxo de Caixa, Carteira de Pedidos de Compra e Venda, Inventário de Estoques, Recebimentos, Títulos em Aberto do Contas a Recebe e a Pagar, Ordens de Produção em Andamento, Carteira de Cobrança, Extratos de Conta Corrente, Diários de Clientes e Fornecedores, Custos dos Produtos Vendidos, entre outros, são alguns bons exemplos de pontos que precisam ser monitorados constantemente pelos gestores da empresa.

À medida que os erros são encontrados e é realizado um trabalho a fim de encontrar a origem do erro permitindo a correção de problemas futuros, a empresa começa a criar uma cultura de acuracidade com processos mais ajustados e informações confiáveis para suportar o processo de tomada de decisão e também de geração de informações fiscais e legais que são fundamentais nos dias de hoje.

 

Luís Fernando Massenz

Administrador e Consultor em TI

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2 Comentários

    1. methos@admin

      Muito obrigado José. Se quiser acompanhar todos os artigos e materiais que postamos aqui, curta nossa página no face: facebook.com/methosti.

      Abraço,

      Equipe Methos

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