As Ferramentas de Gestão de Compras e Suprimentos


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A competitividade dos mercados de hoje exige constante redução de custos e melhoria de produtividade. A empresa que não planeja e controla suas compras está com sérios problemas pois grande parte do custo de uma indústria advém da matéria-prima. Nas pequenas indústrias é muito comum, encontrarmos o processo de compra de matéria-prima concentrado na mão de um diretor que executa a tarefa com grande sabedoria pela sua experiência de mercado e das variáveis que o norteiam. Porém, nem sempre isso é possível pois, dependendo do número de itens de matéria-prima que a empresa trabalha é humanamente impossível que o Diretor consiga sozinho desempenhar a atividade sem prejuízo a tantas outras importantes que também precisam de sua atenção. Empresas que possuem alguma matéria-prima especial com por exemplo, o polímero em uma indústria plástica ou chapas de MDF em uma indústria moveleira, possuem atenção especial da diretoria pois são compras feitas em grandes quantidades, aproveitando oportunidades nos movimentos de alta e baixa de preços que são comuns em commodities como estas. Empresas com estas têm, muitas vezes, neste tipo de operação seu diferencial competitivo.

Entretanto, na medida que as empresas crescem e precisam descentralizar a fim de proporcionar maior agilidade nos processos e de também permitir que o Diretor possa se dedicar a outras atividades chaves, pecam por iniciar um processo de delegação da atividade de compras de maneira informal, sem instrumentos de controle que permitam que a Direção acompanhe um processo tão vital para a organização e sustentabilidade da empresa.

De um modo geral, os Sistemas de Gestão Empresarial, ERP possuem boas ferramentas de controle nesta área. Alguns pecam pela falta de mecanismos de planejamento, como o MRP que possibilita que os estoques sejam otimizados a fim de atender de forma equilibrada a demanda, sem que aconteçam faltas e excessos. Um processo de compra em uma indústria poderia ser resumido da seguinte forma:

 

Todo Planejamento de Suprimentos e Compras precisa ser alimentado pelas informações de venda e de produção. Com ferramentas avançadas de planejamento ou mesmo mais simplificadas como Kanban por exemplo, permitem que a área de compras possa realizar as compras dos itens certos, nas datas certas e nas quantidades corretas.

De posse da informação de demanda de compra, a área precisa realizar seu fluxo de forma adequada a fim de proporcionar a maior qualidade e rentabilidade possível das compras. Para tanto deverá avaliar possivelmente através de uma Curva ABC de valor, quais itens são “A” e precisam de um acompanhamento mais próximo em função de seu valor para a companhia. Os itens “B” e “C” poderão ter um processo mais simplificado mas não menos importante, pois a falta de um destes pode inviabilizar a finalização de um lote de produção importantíssimo.

a) Avaliação e Qualificação de Fornecedores

a. Estatística Passada

b. Pesquisa de Mercado

c. Amostras

d. Testes

 

b) Negociação

a. Preço

b. Prazo de Entrega

c. Prazo de Pagamento

d. Quantidade

e. Logística de Entrega

f. Garantia de Fornecimento

g. Garantia de Qualidade

 

c) Recebimento

a. Avaliação automática de desempenho de fornecedores

b. Avaliação de divergências

c. Controle de Qualidade Total ou por Amostragem

d. Devoluções e ressarcimentos

As compras de produtos indexados em moeda estrangeira podem exigir um acompanhamento diferenciado através de índices e, normalmente, precisam de aprovações com alçada mais elevada, assim como a compra de insumos em grande volume em mercados de commodities.

A palavra chave para uma área de compras eficiente é “transparência”. Quanto maior o nível de controles que o departamento possuir para comprovar a opção de um fornecedor em detrimento de outro, deixa mais tranquila a direção sobre os critérios adotados. Nem sempre o melhor preço é o melhor negócio, mas o preço mais caro precisa estar fundamentado, assim como o fornecedor e seus produtos adequadamente avaliados para possibilitar ganho de qualidade, produtividade e eficácia financeira para a empresa.

Luís Fernando Massenz

Graduado em Administração com Pós Graduação em Gestão Estratégica pela UCS – Universidade de Caxias do Sul – RS – Brasil

Profissional com 20 anos de experiência em Implantações de Sistema para a Produção para empresas de pequeno porte.

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