Cinco Dicas Fundamentais para Aumentar a Produtividade da sua Empresa

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Cortar Custos é uma das ações de gestão que aparece em qualquer lista de recomendações para os Administradores de Negócios de praticamente todas as áreas. Isso acontece por que com o tempo, a empresa tende a contrair despesas para fazer frente à operação e para colocar em prática projetos que surgiram com objetivos de melhorar a qualidade, aumentar o mix de produtos e serviços, revitalizar infraestrutura física e tecnológica, incrementar as vendas, controlar processos, etc. Projetos vem acompanhados, muitas vezes, da contratação de novos serviços ou novos colaboradores. Se a equipe é mantida então esta é encarregada das novas atividades necessárias para o projeto. Você já percebeu isso em sua empresa? Olhe 2 ou 3 anos para trás e faça uma análise fria do que foi implantado na empresa. Pode ter sido um Projeto de ISO, ou então uma Assessoria de Vendas que solicitou novos indicadores para acompanhar os resultados da área…  E com estes projetos foram incorporadas novas planilhas, novos documentos e novos processos.

 

Vamos aqui dar algumas dicas que julgamos ser muito importantes para que a burocracia gerada pelos projetos e pela própria operação da empresa seja corretamente controlada a fim de permitir uma boa performance da sua equipe:

 

  • A velha resposta… Sempre fiz assim! Me ensinaram a fazer assim! Analise seus processos com olhar crítico. Faça um diagnóstico da situação interrogando o que cada colaborador de sua empresa faz durante o dia. Se algum momento a resposta for uma destas acima, tenha certeza que ou o processo está errado ou é desnecessário. Cortar custos é sinônimo de cortar processos desnecessários, então busque no detalhe procedimentos que poderiam ser excluídos ou pelo menos racionalizados;

 

  • A tecnologia está sendo utilizada para evitar retrabalho ou processos manuais? Se em algum momento, a informação que está sendo processada manualmente por alguém da sua equipe, já foi gerada por outra pessoa, e mesmo assim continua sendo reprocessada, existe erro no processo. Busque ferramentas de automação junto ao seu fornecedor de tecnologia, sob pena de causar inchaço na organização, erros e lentidão. Invista em tecnologia, pois é muito mais barato pagar uma única vez para que seu fornecedor automatize uma planilha, por exemplo, que todo dia uma pessoa ter que alimentar essa planilha. Imagine sua equipe de vendas, em vez de ter seu tempo tomado ligando e visitando seus clientes, ficar perdendo tempo alimentando dados redundantes. Essa perda de foco pode ser fatal para o seu negócio!

 

  • Reavalie as prioridades! Foco no resultado sempre e acima de tudo. Você mesmo ou seus líderes podem estar quebrando o processo e prejudicando o fluxo dos trabalhos, parando a todo momento sua equipe solicitando informações que poderiam ser obtidas diretamente sem a intervenção de um intermediário. Para que solicitar, por exemplo, que o Assistente de Vendas emita um relatório de vendas, se o próprio Gerente pode gerar ele próprio o relatório no sistema? Medo de sujar as mãos com uma atividade não tão nobre? Tenho uma notícia importante! Se você não souber entrar no sistema da empresa e gerar um relatório ou uma consulta que é importante para você, significa que você não está totalmente comprometido com sua função, pois no momento que você terceiriza essa atividade pode estar alimentando a cultura de processos desnecessários e acima de tudo, pode ficar exposto aos erros ou falta de conhecimento desse terceiro para lhe entregar as informações realmente corretas!

 

  • Não exclua processos em demasia. Sim, pode ser que na ânsia de enxugar os procedimentos você crie informalidade e esta é irmã gêmea da desorganização. Então tenha cuidado em montar um processo com as atividades mínimas necessárias para que os instrumentos de controle sejam presentes na organização do negócio. O fluxo de trabalho precisa estar organizado dentro de um sistema confiável e ágil que permita uma perfeita gestão da empresa. Use e abuse da tecnologia pois esta é sua principal aliada nesta tarefa. Hoje em dia, cada vez estão mais acessíveis as ferramentas que tem o poder de organizar o trabalho. Vá à luta e pesquise e encontre as mais adequadas para a sua realidade. Informação é que não falta na internet!

 

  • Avalie estrategicamente o tamanho do seu negócio e onde quer chegar. Uma pequena empresa não deve se burocratizar demais para não fica engessada e perder a agilidade que justamente é o diferencial perante às grandes organizações. Se está começando, cresça organizadamente definindo metas atingíveis e que possam serem ajustadas ao longo do percurso. Existem ferramentas simples que permitem para micro, pequenos e médios negócios possuírem diferenciais de acordo com o porte de cada negócio e que podem ser implementadas ações de curto, médio e longo prazo a fim de que o crescimento seja sustentável.

 

Enfim, nunca permita que a cultura da informalidade ou da burocracia tomem conta da sua empresa. Equilíbrio é a palavra-chave. Com objetivos claros, com os remédios corretos e aplicados na dose certa, o negócio só tende a prosperar. É claro que existem outras variáveis que irão influenciar nesse resultado, principalmente o mercado, mas se este equilíbrio for mantido, a chance do resultado acontecer é muito maior!

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