Contabilidade e Fiscal Terceirizados ou Internos? Difícil decisão para o pequeno empresário.


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Muitas pequenas empresas se veem diante de uma difícil decisão que é a de definir se a contabilidade e fiscal serão feitos internamente ou de forma terceirizada com um escritório contábil. Ambas opções têm vantagens e desvantagens, sendo que não tem como abrir mão de fazer de um jeito ou de outro pois necessita por força legal. Quando terceirizados, a contabilidade e o fiscal podem ser realizados de forma totalmente  ou parcialmente terceirizada, dependendo do formato de prestação de serviços que o seu contador possui.

O crescente número de obrigações legais, como por exemplo os SPEDs e Nota Eletrônica, impostos pelo governo brasileiro às empresas, modificaram a relação entre contador e empresa, pois a contabilidade não tem mais como trabalhar sozinha sem a colaboração da empresa e sobretudo de sistemas de informática que auxiliem no processo gerando informações ágeis e corretas.

Nas pequenas e micro empresas, o formato mais comum que encontramos é aquele em que o escritório recebe eletronicamente apenas os arquivos XMLs das NFs e os importa em seu próprio software que é específico para escritórios contábeis. O restante dos lançamentos gerados por bancos, caixa, clientes, fornecedores, despesas, estoques, ativo, etc. são feitos manualmente a partir de documentos em papel enviados pela empresa ao contador no final do mês. Este modelo possui um risco considerável pois a chance de erros é grande devido ao elevado nível de dados colocados manualmente que podem, por exemplo, acarretar cálculos de impostos à mais ou a menos, o que em ambos os casos é grave.

Neste formato de terceirização sugere-se que pelo menos seja realizado um trabalho de integração entre o software interno da empresa e o do contador, para atender pelo menos a questão fiscal. Os softwares para escritórios contábeis possuem lay-outs de importação com os quais é possível receber os dados do ERP interno da empresa, desde que este consiga gerar as informações no modelo solicitado. Para tanto é necessário um trabalho conjunto do prestador de serviços de ERP em do contador a fim de mapear os dados necessários e capacitar a equipe interna da empresa para realizar os lançamentos corretamente pois com a integração, o dado é colocado uma única vez e precisa nascer corretamente na origem, mesmo que posteriormente sejam conferidos no escritório após a importação.

Já a integração entre os softwares para atender o contábil é um pouco mais complicada pois existem mais elementos a serem considerados como por exemplo o conhecimento da equipe interna sobre contabilidade e como adequar os lançamentos ao plano de contas trabalhado pelo contador.

Então qual é o caminho que a empresa pode optar diante de dificuldades como:

 

1)      Poucos recursos para investir na área

2)      Falta de software para tratar todas as informações necessárias

3)      Pessoas não capacitadas

4)      Legislação complexa e em constante mudança

5)      Alto risco envolvido

 

As perguntas que o empresário precisa se fazer são:

Qual a atividade fim da minha empresa?

Qual o impacto da contabilidade nos meus negócios?

Como a questão fiscal impacta no meu resultado financeiro?

Qual o risco estou disposto a correr em nome de redução de custos?

 

A análise da questão começa por avaliar o trabalho do contador tentando entender em conjunto com ele as dificuldades e procurando melhorias no processo através de ferramentas de integração como as mencionadas acima. É preciso que o empresário seja compreensivo com o contador pois a legislação de hoje é muito complexa gerando muito trabalho ao mesmo e, se a empresa não colaborar, fica muito difícil para ele realizar um trabalho correto.

Após este passo é importante também buscar informações sobre opções de trabalho diferenciadas no mercado. Hoje existem muitos profissionais que mesmo trabalhando de forma terceirizada, operacionalizam a contabilidade e o fiscal no próprio software interno da empresa. Para tanto, eles participam da implantação a fim de parametrizar o mesmo com suas necessidades e também de aprender a operá-lo, realizando as conciliações e gerando todas as obrigações necessárias. Se trata do formato ideal para uma pequena empresa que não pode manter o custo de uma contabilidade interna com contador exclusivo, mas que quer informações confiáveis e rápidas. Para tanto o software tem que cumprir com as principais obrigações legais e trabalhar de forma totalmente integrada com os principais fatos geradores, como Notas Fiscais de Entrada e Saída, Títulos do Contas a Pagar e a Receber, e outros lançamentos importantes. Neste modelo, o contador precisa estar disposto a aprender a utilizar o sistema interno e também a treinar a equipe interna da empresa a gerar os lançamentos corretos na origem. Um cuidado que a empresa precisa ter é o de não ceder ao desejo do contador e não implantar um sistema específico apenas por que este já o conhece, ficando mais fácil para ele a operação. O ERP precisa atender igualitariamente todas as áreas. No caso de uma indústria, o cuidado é ainda maior, pois existem inúmeros softwares bons em contabilidade e administrativo-financeiro, porém que não atendem práticas importantes de manufatura.

Enfim, existe ainda a decisão de implantar um departamento interno de contabilidade e fiscal. Lembre-se que contador é funcionário de confiança. Neste caso, além de custos, que muitas vezes são maiores, também existem riscos envolvidos pois o empresário precisa levar em conta que esta área não pode parar e, na eventualidade de perder o funcionário responsável, precisa de um plano de contingência para não colocar sua operação em risco. Neste ponto, se não consegue manter uma equipe maior, pode manter uma assessoria terceirizada para planejamento tributário e análises gerenciais que pode também servir de apoio em momentos de dificuldade, além de ajudar a validar a correção das informações que o contador interno está gerando.

O empresário precisa estar atento e constantemente criticando os dados apresentados pela área a fim de validá-los e assim encontrar o ponto exato de qualidade e confiança que deseja para um departamento tão estratégico para a sua organização.

Luís Fernando Massenz

Administrador e Consultor em TI

 

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1 comentário

  1. Tony

    Olá.

    Concordo plenamente com as suas colocações. Para bons profissionais, bons empresários.
    Mas o que ocorre, ao menos em minha região, é a desvalorização do profissional, em todos os sentidos, em especial o financeiro, que acarretada um certo desânimo em relação à profissão e manter-se atualizado, como também do CRC que não ajuda, principalmente os profissionais do interior, em capacitação melhor, apoio e auxílio junto a todos os órgão envolvidos.
    Existe, mas é muito pouco e quase sempre, somente nas capitais.
    Abraço.

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