Época de Crise – Análise e Liberação de Crédito


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Quanto mais acentuada a crise econômica, maior o risco de inadimplência nas vendas. A dificuldade de vender já é grande, imagine vender e não receber. Pior ainda!

Principalmente na pequena empresa, existem vários casos em que a dificuldade de comunicação entre o setor financeiro e comercial, faz com que aconteçam vendas para clientes com problema. No ambiente de informalidade que impera em algumas organizações, existe um procedimento manual de que o setor de vendas deve consultar o financeiro em algumas situações. O problema é que nem sempre a regra é cumprida e acontece com seja vendido para aquele cliente que está com títulos em atraso ou aquele outro que faz muito tempo que não compra e que o financeiro não sabe mais como está a situação do mesmo.
Para fugir destas situações, é fundamental que existam procedimentos e regras previamente definidas a fim de evitar calotes. O próprio ERP da empresa, pode ser preparado para avaliar automaticamente um pedido quando entra no sistema, e, posteriormente, no seu faturamento. Esta avaliação em dois momentos é o mínimo necessário, pois entre o ponto que aconteceu a venda e a hora do faturamento, o quadro financeiro do cliente pode ter mudado significativamente. Também é importante que o sistema monitore possíveis alterações neste pedido, pois pode acontecer, por exemplo, do cliente colocar um pedido pequeno e depois solicitar incrementos no mesmo, fazendo com que este fique com um valor fora dos parâmetros previamente liberados pelo financeiro.
Não só questões de inadimplência podem ser tratadas com este tipo de ferramenta, mas também regras comerciais e financeiras previamente definidas.
Existem uma série de critérios que o sistema pode avaliar uma venda e bloquear a mesma automaticamente, por exemplo:
Cliente Inativo – Sem faturamento para o mesmo a um tempo superior ao configurado no sistema;
Cliente Novo – Primeira venda para o cliente precisa ser liberada pelo setor financeiro, que irá realizar uma consulta cadastral do mesmo;
Títulos em Atraso – O cliente possui títulos no contas a receber que não foram pagos dentro do prazo. Neste aspecto é importante que o sistema contemple uma tolerância;
Limite de Crédito – Com o pedido em questão e mais os títulos em aberto e também os outros pedidos a atender para este cliente, bloquear caso ultrapasse o limite estabelecido;
Variação Excessiva no histórico de compras do cliente – bloquear caso entre um pedido muito fora dos parâmetros;
Valor Máximo de Venda – para que o financeiro avalie casos de vendas grandes;
Parcela Mínima – Valor mínimo de parcela de cobrança para evitar custos excessivos de taxas bancárias;
Limite Mínimo de Venda – Para evitar vendas que não cubram os custos administrativos;
Rentabilidade Mínima – alguns sistemas que tem custos integrados conseguem avaliar se a venda está com rentabilidade mínima ou até mesmo com prejuízo;
Preço de Venda – Preço fora dos parâmetros de tolerância definidos pelo comercial;
Desconto Excessivo – Desconto fora dos parâmetros de tolerância definidos pelo comercial;
Comissão Divergente – Percentual de comissão fora do previamente estabelecido;
Lote de quantidade mínima de venda– para assegurar questões de logística e produção;
Prazo de Entrega Divergente – Alguns sistemas conseguem já calcular a data de entrega quando da entrada do pedido e se o usuário atribuir um fora do estabelecido, ocorre o bloqueio;
A utilização destes critérios e até outros que podem ser pensados, é fundamental para a segurança do processo de vendas, pois assim o departamento colocando um pedido, terá a certeza da liberação automática do mesmo, ou da necessidade da avaliação do setor financeiro
Além disso, outros critérios são importantes, como por exemplo, definir se um pedido bloqueado alimenta ou não o planejamento de produção ou se permite reserva de estoque antes de sua efetiva liberação pelo setor responsável. Alguns sistemas permitem mensageria entre as áreas permitindo a agilização do processo ou também pode ser trabalhado com alçadas de liberação dependendo do valor, condição de pagamento, prazo de entrega, etc.
Enfim, o uso destas ferramentas é fundamental para que sejam cumpridas as normas internas estabelecidas, além de possibilitar um perfeito fluxo e agilidade do processo de vendas. O sistema pode também permitir consultas otimizadas na base de informações estatísticas do cliente, para então ajudar na avaliação do financeiro, além de também permitir integração com serviços de proteção ao crédito o que é de grande valia.
Se você ainda não utiliza ferramentas assim, é hora de pensar seriamente nisso, pois com margens apertadas e inadimplência em alta, é vital a organização e controle em alto nível para a sustentabilidade do seu negócio!

Fernando Massenz

Administrador e Consultor ERP

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