Integração de Cobrança Bancária Gerando Eficiência no Departamento Financeiro


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Mesmo com toda evolução tecnológica que vivemos, ainda existem muitas empresas que não utilizam sistemas de gestão integrados aos sistemas dos bancos. Principalmente na pequena empresa, existe uma cultura de informalidade e de controles com lançamentos manuais que geram retrabalho e ineficiência, além de problemas com segurança nas informações.
Em muitos casos, a não utilização destas ferramentas é por puro desconhecimento destas empresas ou em outros casos por receio das pessoas da área que preferem tratar manualmente os dados que são gerados de um lado para o outro. Isso se deve ao fato, de que o gestor financeiro em muitos casos, principalmente na pequena empresa, é um cargo de confiança e tem a responsabilidade de controlar os recursos financeiros e por vezes nem sempre se sente à vontade em utilizar este tipo de ferramenta, pois sente-se inseguro.
A cobrança bancária, por exemplo, é um processo simples de ser implantado no próprio software de gestão da empresa, desde que este é claro tenha este módulo. A partir da geração das notas fiscais, o sistema pode ele próprio gerar os boletos de cobrança (conforme o layout do banco) e gerar um arquivo chamado CNAB onde estão as informações do título, bem com os dados do cliente e da própria empresa. De posse deste arquivo, a empresa entra no software do banco e o transmite. No dia seguinte, o banco disponibiliza um arquivo de retorno com a confirmação de processamento da remessa. Caso houverem liquidações no retorno, o próprio sistema processa as mesmas realizando as baixas no Contas a Receber evitando que este trabalho seja manual. Existe também a modalidade de cobrança simples. Neste caso, após a emissão das notas fiscais, a empresa gera o arquivo de remessa e o transmite para o banco, que emite ele próprio os boletos e os envia para os clientes.
Para que estes processos funcionem adequadamente é necessária uma fase de testes em que são gerados boletos e arquivos com dados fictícios, apenas para que o banco confirme que as informações estão todas corretas a fim de evitar problemas quando se iniciar a cobrança em modo de produção. Cada banco possui um modelo de homologação diferente em que são necessárias algumas etapas para validação do processo durante a implantação. Em alguns bancos esta homologação é mais simples e em outros é um pouco mais burocrático, mas em ambos os casos é fundamental que estes sejam cumpridos à risca, pois estamos falando de movimentações financeiras e que precisam ser seguras e precisas.
Além do processo de registro do título no sistema do banco com o arquivo de remessa, e do processo de liquidação automática com o arquivo de retorno, é possível tratar nos CNABS, uma série de outras operações, tais como: baixa de títulos, prorrogação, desconto, instrução de protesto, mudança de carteira, etc. Para tanto, o sistema de gestão precisa tratar estas operações internamente e enviar as mesmas de acordo com o manual de cada banco no arquivo de remessa. No arquivo de retorno virão as confirmações destas operações e que também precisam ser tratadas na importação deste no software da empresa. Se o volume deste tipo de operação não for grande, a empresa pode optar por trata-las de forma manual no próprio software do banco e posteriormente atualizar no seu ERP. Quando for utilizada esta opção, é fundamental um cuidado extra por parte do operador, pois isso pode causar uma série de divergências. Por exemplo, um cliente liga pedindo para pagar um título atrasado via depósito. Envia então o comprovante do pagamento, sendo que então o financeiro registra no sistema interno a liquidação, mas esquece de realizar a baixa do título no banco, fazendo com o mesmo seja enviado ao cartório. Este tipo de erro pode causar uma série de prejuízos, além de desgaste na relação com o cliente.
Outra questão importante a ser avaliada são as modalidades de contratos que a empresa pode ter com o banco. Cobrança simples, caucionada, descontada, vinculada, etc. Em cada uma delas existem procedimentos a serem seguidos e que precisam ser devidamente testados e homologados. Por exemplo, em um processo de cobrança descontada, a empresa envia um ou mais títulos para o banco que antecipa o pagamento destes por troca de uma taxa de juros, realizando um deságio do valor dos mesmos. Neste caso, a empresa precisa manter o controle sobre os títulos, pois caso os clientes não pagarem no vencimento, precisará prestar conta destes para o banco.
Enfim, existem uma série de processos e atividades que fazem parte do dia a dia do setor de cobrança do departamento financeiro de uma empresa, e todos estes são fundamentais para a segurança dos recursos da organização. Todos precisam estar perfeitamente ajustados a fim de evitar sérios problemas, além de sobrecarga no trabalho da área, gerando “inchaço” com maior necessidade de controles manuais e por consequência necessidade de maior quantidade de pessoas e maior custo administrativo. O software ERP cumpre, juntamente com os gestores da área, um papel fundamental no sentido de melhorar o fluxo de informações gerando eficiência e segurança no departamento.

Fernando Massenz
Administrador e Consultor ERP

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