Mercado Competitivo? Força de Vendas é tudo! Como otimizar os esforços da equipe com um software de automação comercial.


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Cada vez que o mercado se retrai, coloca as empresas em cheque mate no que diz respeito a serem competitivas, pois a venda torna-se mais difícil. Vender é algo complexo, que exige desde um ótimo produto com bom custo benefício, passando por uma estratégia de marketing correta e chegando a uma equipe de vendas eficaz. Mas será que é só isso? Imaginemos que uma empresa faz tudo certo, cria um produto ou serviço de excelente qualidade com uma estratégia de marketing correta e monta uma equipe de vendas motivada e comprometida. É o suficiente? Nem sempre. No passado os vendedores manuseavam um número menor de produtos e atendiam um número limitado de clientes. Com isso, com uma boa dose de vontade, memória e alguns controles manuais conseguiam atingir os resultados esperados. Agora, o mercado exige que a equipe de vendas realize um número de atividades muito maiores e para tanto é necessário muita organização e controle com agilidade e segurança para inúmeras ações, tais como:

  • Encontrar facilmente os diversos produtos através de índices de busca por descrição, referência, finalidade, características, códigos, etc.;
  • Organizar um catálogo online dos produtos com fotos e desenhos técnicos, para inclusive, mostrar os mesmos para os clientes no momento da visita;
  • Buscar e manusear as mais variadas condições comerciais de preço, desconto, condição de pagamento, frete, etc.;
  • Buscar histórico de compra do cliente, últimas condições praticadas, produtos adquiridos, pontualidade de pagamentos, etc.;
  • Ter acesso a informações sobre o estoque da empresa ou prazo de entrega;
  • Criar rapidamente orçamentos para clientes;
  • Lançar os pedidos de forma on-line para evitar a redigitação dos mesmos pela equipe interna da empresa evitando atrasos, retrabalho e erros;
  • Solicitar rapidamente pedidos de assistência técnica;
  • Informar a empresa sobre despesas de viagem, informações de visitas, coleta de informações dos clientes e concorrência;
  • Relatório de comissões a pagar e a pagar.

Enfim, existe uma gama muito grande de informações que trafegam entre a frente de trabalho da força de vendas e a retaguarda da empresa. Estas informações podem perfeitamente serem tratadas através de modernos sistemas de automação de força de vendas que podem ajudar e muito os vendedores com estas e outras tarefas. Além disso, estando organizadas em um sistema, permitem que a empresa mantenha o controle sobre o que está acontecendo no relacionamento com o cliente, que é a área mais estratégica para qualquer organização nos dias de hoje.

A sigla CRM – Customer Relationship Manager – Gerenciamento do Relacionamento com o Cliente – engloba vários tipos de ferramentas disponíveis no mercado. Entretanto, de um modo geral, o CRM é mais focado em operações com venda de ciclo longo e que necessitam de acompanhamento das ações relativas a uma conta com suas oportunidades e ações relacionadas. Além disso, o CRM é mais voltado para a área de marketing com gerenciamento de campanhas e o pós-venda. Um software de força de vendas, normalmente é mais focado no vendedor ou representante comercial e nas suas atividades do dia a dia e sua ligação com o departamento de vendas da empresa. Estes sistemas podem funcionar em dispositivos móveis: smartphones ou tablets. E conseguem funcionar sem conexão com a internet, pois possuem um banco de dados no próprio dispositivo, o que possibilita que o vendedor ou representante o utilize na frente do cliente. Quando conectar mais tarde à internet, este dispositivo sincroniza suas informações com o banco de dados da empresa, enviando e recebendo dados que sofreram modificações desde a última conexão. Este tipo de software é muito bom para a realidade de comunicações do Brasil que não tem abundância de links móveis com qualidade e cobertura suficiente.

Algumas empresas optam por utilizar portais web para o tráfego destas informações. Neste caso, o vendedor ou representante precisa estar conectado para acessar o mesmo. Tem a vantagem de não necessitar o investimento nos dispositivos móveis e de permitir que todas as informações estejam em um mesmo banco de dados. Este formato funciona bem para os casos em que a venda não é muito “picada”, ou seja não existe um grande número de itens e pedidos envolvidos. Neste caso, o representante ou vendedor lança os pedidos e acessa às demais funcionalidades do sistema quando retorna para a sua base.

Existem um mito de que vendedor bom não é organizado e não tem disciplina para alimentar corretamente o sistema. Ora, da mesma forma que as empresas precisam evoluir, melhorando cada vez mais para competir no mercado, pois caso contrário não conseguem se perpetuar, da mesma forma, o pessoal de vendas precisa se adaptar e utilizar as novas tecnologias para estarem alinhados com a evolução nos negócios. Hoje qualquer um utiliza um smartphone pela facilidade de uso que esta tecnologia possui. Da mesma forma, uma página de auto atendimento do banco é muito simples para permitir que qualquer pessoa com o mínimo de instrução consiga utilizar. Os softwares de força de vendas foram criados de tal forma a facilitar ao máximo a tarefa da equipe. Depois de vencida a resistência inicial à mudança, as equipes não querem mais voltar atrás pois existe um ganho muito grande em agilidade, segurança e redução de custo, além da imagem de organização gerada para o cliente final.

Outro ponto importante que precisa ser observado para uma empresa que pensa em implantar softwares deste tipo, é o quanto estão organizados com o ERP interno da empresa. É pré-requisito para organizar a força de vendas, que os processos estejam bem definidos e organizados com a equipe interna. Se isso não for observado, existe um risco grande de que os problemas que possam ocorrer com a equipe de vendas, façam com que o sistema perca confiabilidade e não consiga vencer a resistência inicial que é natural em uma implantação deste tipo. Como está o cadastro de produtos? Está confiável? Existe uma política de preço e desconto? Quais as regras de comissionamento? Quais as regras para bloqueio de pedido? O vendedor terá acesso ao estoque? Qual a confiabilidade do mesmo? Estas e outras perguntas precisam estar bem respondidas para que o projeto tenha sucesso. Caso contrário, o investimento de tempo e dinheiro no mesmo corre o risco de ser perdido. Como qualquer projeto de sistemas, é fundamental um bom planejamento, com a escolha de uma boa equipe interna de gerenciamento de projeto e com respaldo e total apoio da direção.

 

Fernando Massenz

Administrador e Consultor ERP

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