Organizando o Estoque em uma Fábrica


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O controle de estoque é dor de cabeça constante nas empresas de um modo geral. Mesmo em um comércio que compra e vende os mesmos códigos de produtos, a tarefa é complexa e cheia de variáveis que levam ao erro, imagine em uma fábrica que tem todo um processo de industrialização que precisa ser levado em conta na hora de organizar os sistemas. A acuracidade das informações de estoque é uma tarefa que precisa ser levada muito a sério para que as informações sejam confiáveis.
Existem vários pré-requisitos para que o controle de estoque esteja correto na fábrica:
1) Codificação de Produtos

2) Estruturação de Produtos

3) Organização de Almoxarifados (locais de estocagem)

4) Ferramentas de Logística e Rastreabilidade

5) Procedimentos de Integração com Ordens de Produção

6) Procedimentos de Integração com Recebimento

7) Procedimentos de Integração com Expedição

Como já falamos sobre vários destes pontos em outros posts, vamos nos concentrar nos demais que são muito importantes para uma efetiva organização de estoque. Um dos aspectos fundamentais é definir em que locais meus itens serão inventariados e quais os responsáveis pelos mesmos. Nem sempre é possível organizar todos os itens da empresa em almoxarifados fechados. Neste ponto é fundamental que os gestores definam em que ponto da fábrica é possível ter um local com um almoxarife que seja responsável por dar entrada e saída dos produtos.
Quanto mais itens forem possíveis de ficarem nestes locais de segurança, menor o risco de desvios e erros. Entretanto, a produção não acontece dentro do almoxarifado e, portanto, é necessário que existam procedimentos de controle no momento em que os componentes, matérias-primas ou semiacabados deixam o local de controle e vão para a fábrica a fim de serem utilizados na fabricação. Neste ponto, o sistema ERP precisa controlar que as requisições sejam vinculadas com Ordens de Produção pois desta forma fica mais fácil realizar o controle destes:
a) Requisição na Liberação da Ordem: É realizada a saída automaticamente no momento em que o PCP libera a Ordem de Produção. Tem a vantagem de já dar como consumido o estoque, mas tem como falha principal o fato de que não visualiza ajustes necessários no posterior consumo de cada ordem

b) Requisição no Encerramento da Ordem: É realizada a saída automaticamente quando a Ordem de Produção é encerrada. Neste caso, a parte ruim é que o estoque já saiu fisicamente do almoxarifado e já está nos setores de produção, mas ainda não se deu a baixa no sistema, dificultando o inventário físico. A parte boa é que permite que sejam realizados ajustes do consumo antes da saída definitiva

c) Requisições Manuais. É o processo mais convencional em que cada demanda de cada ordem é requisitada manualmente no almoxarifado. Também já é dado como consumo já neste momento. Muitos sistemas básicos só tratam este modelo que é bastante simples e até funciona relativamente bem, porém que gera bastante burocracia e retrabalho com devoluções a ajustes posteriores. Este modelo funciona bem melhor, se forem adotadas ferramentas de automação que permitam leituras por código de barras

d) Requisição com Transferência na Liberação. Pode ser realizada Ordem a Ordem ou com a montagem de um Rancho onde são acumulados vários itens de várias ordens, gerando uma requisição única que é levada até o almoxarife que faz a conferência e então efetua a transferência de todo o rancho, transferindo o estoque do almoxarifado principal para o almoxarifado de processo correspondente. A saída de estoque é feita vinculada a ordem que é retirado do almox em processo, permitindo assim, receber ajustes de acordo com o efetivo consumo ocorrido. É o melhor método, pois permite que que cada área inventarie corretamente os itens que estão sob sua responsabilidade. Nem todos os sistemas tratam este modelo, mas se a empresa possui um software que possui este modelo é fundamental que tente evoluir para aplica-lo, desde que as condições da fábrica permitam, pois, cada caso é um caso e os gestores precisam avaliar qual o melhor modelo para sua situação

Quanto às entradas de estoque por ordem, de um modo geral, sempre são realizadas no encerramento da ordem e também é interessante quando existem ferramentas de automação que permitem que sejam realizadas leituras por código de barras, automação via balanças, sensores de contagem, etc.
Os gestores devem, acima de tudo, conhecer as possibilidades do software que tem à sua disposição e precisam buscar uma melhoria contínua no processo a fim de que a acuracidade do estoque seja a mais alta possível, pois se trata de um dos dados mais importantes para que a empresa consiga realizar um Planejamento de Produção e que também possa controlar as novas demandas legais que estão surgindo com o Bloco K do Sped.

 

Fernando Massenz
Administrador e Consultor ERP

 

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